小人物狂想曲

手動封存項目

若要縮減 Outlook 資料檔 (.pst) 或 Exchange 信箱，有效的方法是定期封存較舊的項目。這與傳統的備份不同，備份時會建立 Outlook 項目的複本，而封存項目時則是將項目移至另一個 Outlook 資料檔 (.pst)。封存的項目可隨時以開啟檔案的方式存取。

附註 如果您納入 Exchange Server 帳戶，而且您的組織使用 Microsoft Exchange Server 的線上封存功能，則您 Outlook 設定檔中的任何帳戶都不會出現 [封存] 命令和功能。您的網路系統管理員也可以停用這項功能。

根據預設，較舊的 Outlook 項目會自動定期封存。若要進一步瞭解自動封存，請參閱使用自動封存來備份或刪除項目 。

您也可以手動備份與封存項目，來搭配或取代自動封存。手動封存可以提供彈性，且能讓您確切指定要包含在封存中的資料夾，以及要使用的封存 Outlook 資料檔 (.pst)。

若要手動封存 Outlook 項目，請執行下列動作：

按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [清理工具]。
按一下 [封存]。
按一下 [封存此資料夾及所有的子資料夾] 選項，然後按一下您要封存的資料夾。所選取資料夾的所有子資料夾都會包含在此次手動封存中。
在 [封存郵件早於] 下，輸入日期。


如果您不要使用預設的檔案或位置，請按一下 [封存檔案] 下的 [瀏覽]，以指定新的檔案或位置。瀏覽並找出您要的檔案，或輸入檔案名稱，然後按一下 [確定]。目的地檔案位置會出現在 [封存檔案] 方塊中。
選取 [包含已核取 [不要自動封存] 的郵件] 核取方塊，即可包含已個別標示為不要自動封存的項目。此選項不會移除那些項目的排除設定，而是僅針對這次的封存忽略 [不自動封存] 核取方塊。
關閉自動封存
如果您只要手動封存，就必須關閉自動封存功能。執行下列步驟：

按一下 [檔案] 索引標籤。
按一下 [選項]。
在 [進階] 索引標籤上，按一下 [自動封存] 下的 [自動封存設定]。
清除 [每 n 天自動封存] 核取方塊。